一、档案在信息化建设中发挥的作用

档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值型等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点则为一般属性。因此，可将档案的定义简要表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

城乡建设档案是指在城乡建设规划、建筑工程设计、建筑工程项目建设、建筑材料更新、建筑工程监理等活动中形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。城乡建设档案管理是档案管理的重要组成部分，它在建筑行业企事业单位中是一项技术基础工作。尽管档案管理历史悠久，而城乡建设档案管理却诞生在近代工业革命之后，是社会化大生产和专业分工的产物。城乡建设档案对于企事业建设与发展具有重大的作用，特别是在进入现代化企事业建设中，城乡建设档案在城乡规划、建设、科研、生产和企事业单位科学管理中显示出越来越明显的无可替代的作用，具有相当高的经济价值。

对于一个城建企事业单位来说，创新能力的强弱，是衡量其核心竞争力的重要指标，而许多新的研发成果不可能从零开始，更多的是要借鉴、吸收大量的前人成功经验，吸取大量的前人失败教训。城乡建设档案利用价值是它本身固有的特点，使其变利用价值为使用价值，使科学技术成为生产力，在企事业单位建设与发展中产生经济效益。当今社会正步入一个新的技术革命新时代，这些高新技术广泛应用于生产、社会之中，势必带来社会生产力的飞跃，同样也会引起社会生活的深刻变化，尤其是计算机和通信技术的迅速发展和广泛应用，信息已成为人类生存和发展的重要资源，是现代科学技术的支柱之一。信息资源的利用就是人类知识和智慧的利用，科学信息的交流、利用必将推动科技生产力的不断发展，城乡建设档案信息化管理势在必行。

二、城乡建设档案管理实现信息化的必要性

档案管理的信息化是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能提高档案管理效益。与传统的档案资料相比较，电子档案更便于保存、修改和查询，并且可以利用网络进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。但是，当前的城乡建设在进行人事档案管理时，仍习惯于传统的手工操作。有的单位即使已经安装了“人力资源管理系统”或“人事档案管理系统”，也会因为系统功能的限制，只把一些个人档案和信息输入计算机。在调阅档案和资料检索时，仍然习惯于手工操作，所谓的“无纸化阅档”实际上并没有得到实施，档案管理不能适应时代的发展。新形势下，要求城乡建设须改变这一传统模式，进行信息化建设。

三、制定城乡建设档案管理信息化的总体规划

在城乡建设档案管理信息化的总体规划制定之时，应服从服务于城乡建设发展的战略。在分析城乡建设自身的特点与发展目标的基础上，深入调查和科学论证，制定出切实可行的城乡建设档案管理信息化长远规划及近期计划，形成一个规模较大的网络管理模式，推动城乡建设档案信息化协调发展。另外，还应注重系统实际应用的效果，重视系统对城乡建设信息服务的目标支持，强调系统的可扩展性和灵活性，给未来发展留下扩展空间。

四、建立实用的城乡建设档案信息网站

城乡建设档案网站是城乡建设的档案部门在网上建设的信息站点，一般以网页形式给人们提供相关的城乡建设档案信息和服务，进行城乡建设档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。这是城乡建设档案信息化的主要目的。同时，也是城乡建设档案数字化的重要标志和重要手段。

在城乡建设档案的信息化建设中，应该把城乡建设档案的管理系统纳入城乡建设的管理信息系统，构建一个一体化系统，把本单位各个部门的信息统筹考虑进去，实现资源共享，从而获得城乡建设档案管理的综合效益和系统效益。此外，还应选用那些使用有升级能力和开发能力的城乡建设档案信息管理系统，这是实现城乡建设档案管理信息化的一个重要条件。软件适应了网络管理的需求，具有强大的检索功能，才能够充分发挥计算机网络的优势。建设城乡建设信息档案的网站时，要选用标准化的设备。选用的产品应符合当前国内外的相关标准，最好是当前或未来的一些主流产品，能够得到国内外一些实力雄厚的软、硬件公司或厂家的支持，以保证其升级换代，减少重新开发的成本。设备的设置应尽量合理化，要考虑到网络吞吐能力、响应时间和传递速度等。

五、逐渐实现档案管理的信息资源的数字化

城乡建设档案信息资源的数字化是进行城乡建设档案信息化建设的一个重要的前提和基础，也是对档案原件进行保护的一个重要方式。城乡建设档案数字化应该通过使用先进的信息手段，把城乡建设档案部门的各种物质载体形式加工转化成数字化的信息，建立起城乡建设档案全文数据库和档案目录数据库，并在网上发布，以提供服务。馆藏档案的全文数字化并不是对所有馆藏进行全文数字化，而是对馆藏的档案资源数字化进行整体分析，以突出重点，进而逐步解决。建成数字城乡建设档案馆也不意味着传统的城乡建设档案馆要消亡，两者应长期共存，相互补充。

六、城乡建设档案信息化应做到规范化、标准化

规范化、标准化是进行城乡建设档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量城乡建设档案管理工作现代化水平的一个重要标志。城乡建设在进行档案管理信息化时，应该按照国家信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。城乡建设档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范，使将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。

七、城乡建设档案的信息化建设

要提高档案管理人员的素质推进城乡建设档案信息化的关键是人才。由于城乡建设档案的信息化，其中包括城乡建设档案信息内容的数字化、文档处理的一体化、电子档案保存的技术化、开发利用形式的多样化，使电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对城乡建设档案管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使城乡建设档案信息化建设符合正确的方向，才能最大限度地满足企事业单位对城乡建设档案的需要。

城乡建设档案管理人员应当更新观念，调整心态，不断学习并掌握必要的城乡建设网络知识和技术，对纷繁复杂的网上信息进行标引、分类和有效管理，使城乡建设档案信息能充分发挥最大的开发利用价值，满足城乡建设的科研、管理和生产的最大需求。城乡建设档案作为一个单位历史的记录，是这个单位的宝贵材料，必须实行集中统一的管理，确保单位城乡建设档案的完整性和系统性，以充分发挥它在单位建设中的重要作用。对城乡建设档案进行数字化管理是当前城乡建设与社会发展的必然要求。各个城乡建设单位要重视其档案管理，根据实际情况制定出一个档案数字化管理的总体规划，建设好自己的城乡建设档案信息网站，使城乡建设档案信息化符合国内外的标准，并不断提高城乡建设档案管理人员的素质，不断提高工作效率，适应时代发展。

 

来源：城建档案